es tan sencillo, la base de datos es una lista de datos, en las primera fila de excel escribes el nombre del campo, pones un nombre en la 1ra fila de cada columna, en la segunda fila hacia abajo escribes los datos, por ejemplo, en la celda A1 escribes "nombre" (sin comillas) y abajo escribes el nombre que tienes en tu lista, algo asi:
A | B
1| Nombre | Puesto
2| Pancho | Administrador
3| Ramon | Gerente
4| Enrique | Contador
5| Gabriela | Secretaria
Etc...
Esa es una base de datos. en excel haces algo similar, lo guardas con un nombre y listo, ya tienes tu base de datos en excel.
Ahora en word, teniendo el formato en donde vas a insertar los campos te vas al menu que te indica el compañero israel, y listo, si no entendiste esto, en word presiona F1 y escribe combinar correspondencia.
Suerte