Hola. Soy Ing. en Sistemas y precisamente ahora estoy trabajando con una aplicación en Access para capturar datos hacia un DBMS Informix.
En tu caso, quieres diseñar una aplicación/base de datos que esté contenida completamente en Access, por lo que debes diseñar tus estructuras de datos (tablas) completamente en este entorno. Esta es la parte medular en cualquier sistema de datos: el diseñar correctamente tus tablas y relaciones entre ellas; si esta parte está mal, pues aunque diseñes una aplicación muy "bonita" no te servirá de mucho.
El Access tiene varias herramientas para hacer una aplicación de datos de manera sencilla y sin tener que programar casi nada (obviamente el saber programar en VBA da muchas ventajas). Además de las tablas y sus relaciones, existen formularios de entrada, consultas e informes. Sin embargo, un formulario también puede funcionar como una herramienta de consulta: en el formulario puedes poner controles (p.ej. un combobox con el listado de todos los empleados de tu empresa) y un data grid (tabla de datos) donde se muestren los datos. Mediante los eventos que expone el control (en este caso el combobox) puedes programar al access a filtrar tu data grid para que muestre información solamente de ese empleado. Lo anterior también puedes diseñarlo con un informe, lo cual es mejor si necesitas que la consulta pueda imprimirse.
En fin, la herramienta tiene muchas opciones, pero debes saber cómo explotarlas. Pero como te dije inicialmente: tu diseño es la parte medular de tu sistema (sea en Access, Postgres, DB2, Informix, Oracle... o en XML), así que date un tiempo de analizar que sea correcto. Y si no tienes buenas bases en diseño de base de datos, pues genera un diagrama ER y postealo aquí, estoy seguro que más de alguno te puede ayudar a determinar si tienes un buen diseño.
Saludos!
