Pienso que deberias de implementar una central asterisk, este central tiene la funcionalidad de enrutar tus llamadas es decir si un cliente hace un pedido llega a la central y esta le pregunta en que zona se encuentra con numeros (marque 1 o 2 etc), y la central se encarga de desviar las...
Bueno segun tus requirimientos lo que deberias de hacer un listado de los clientes en excel con los datos que requieras, luego te vas a word (herramientas cartas y correspondencia y combinar y ahi jalas todos los datos del excel), seria los mas rapido y sencillo...